Bakgrunn

Nåværende situasjon

I konsulentselskapet Rambølls rapport "Utredning av administrativt system for Den kulturelle skolesekken" fra 2015 er behovet for et helhetlig IT-system for hele Den kulturelle skolesekken (DKS) beskrevet:


«Mange opplever også at det er en økende misnøye med de administrative systemene som brukes i dag. Dette har ført til at man gradvis har tatt i bruk egne metoder for å løse behov som dagens systemer ikke ivaretar godt nok. Mange bruker eksempelvis støtteverktøy utenom de systemene som finnes i dag, slik som eksempelvis egne omfattende regneark med aktivitetsplaner, årshjul, programplaner osv. Bruk av eksterne regneark og skyggearkiver gjør administreringen av ordningen sårbar og ressurskrevende.» (Rambøll, 2015).


Alle landets fylker og kommuner skal rapportere sine DKS-aktiviteter til Kulturtanken. Denne rapporteringen danner grunnlaget for Kulturtankens årsrapport til departementet. Slik rapporteringen foregår i dag er den svært tidkrevende, delvis manuell og mangelfull. Noen kommuner rapporterer ikke på aktivitet i det hele tatt, og det foregår manuelle prosesser hvor spørsmål kan tolkes ulikt, uten mulighet for en sentral kvalitetssikring av svarene.  


Behovet for bedre og enklere rapportering

Det har tidligere vært to rapporteringer i DKS som følge av at midlene til produksjonene følger to ulike pengestrømmer: Skolekonsertene var finansiert over statsbudsjettet, mens de øvrige kunstuttrykkene var finansiert gjennom spillemidlene. Dette slås fra høsten 2018 sammen til én pengestrøm og én rapportering, og denne forvaltes av Kulturtanken.

Kulturtanken må sikre en løsning for rapportering som gir et godt datagrunnlag til forskning i ordningen, og for beslutningstakere på politisk nivå. Gode rapporter og samling av data er også viktig for kommunene og fylkeskommunene, både for å utvikle ordningen og for å følge opp programmeringen av DKS-tilbudet på en god måte. Digitalisering av rapporteringsprosessene representerer et nytt potensial for datafangst, strukturering, presentasjon og analyse. Dataene som samles inn legger også grunnlaget for nasjonal statistikk på kulturfeltet. En ny rapporteringsmodul vil dermed sikre SSBs Norsk Kulturbarometer, Kulturindeksen og andre som i dag benytter seg av data om DKS tilgang til data av høyere kvalitet.

I utredningen om det administrative systemet i DKS fra 2015 skriver Rambøll at «det trolig er et vesentlig gevinstpotensial ved å gjøre rapporteringen enklere, slik at den kan automatiseres. […] For å få til en slik rapporteringsløsning er det nødvendig at alle fylkeskommuner og kommuner er tilknyttet en database.»


Behov for bedre og mer helhetlige arbeidsprosesser

I 2016 ble Kulturtanken opprettet som en nasjonal enhet for Den kulturelle skolesekken. Dette har åpnet muligheten for å organisere et felles administrativt system som beskrevet i Rambølls rapport fra (2015). 

Det er behov for et system som forenkler og effektiviserer arbeidsprosessene. Ved å legge til rette for enkel tilgjengeliggjøring og henting av data skal systemet gi aktørene tilgang til en fullstendig oversikt over all aktivitet i ordningen. Dette vil forenkle samarbeid og koordinering av produksjoner mellom kommuner og fylker. Det er også behov for større felles forståelse av prosessene i DKS hos aktørene. Prosesser som gjøres tilnærmet likt flere steder kan dra nytte av hverandres erfaringer og løsninger, og vil styrke helhetsforståelsen av DKS på nasjonalt nivå.

Kompleksiteten i dagens systemer har gjort det unødig komplisert for kunstnere å søke seg inn i ordningen, og kan slik ha medført begrensninger i DKS-tilbudet. Det er derfor behov for et mer demokratisk og transparent system.

I tiden framover vil det være behov for å sikre overføring og bevaring av historikk og data om DKS i forbindelse med sammenslåingen av fylker i den pågående regionreformen. Prosjektet tar sikte på å være en viktig ressurs for dette arbeidet.