Fremdrift

Tentativ tidsplan


 
 

Anskaffelse og innføring av portal med fagsystem for DKS

Vi jobber for øyeblikket på spreng med kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlaget, slik at vi kan kunngjøre konkurransen rett etter påske. Vi tar opp tråden fra brukermøtene i desember, og skal gjennomføre et fellesmøte for brukerne 14 mars. I tillegg skal vi gjennomføre et felles leverandørmøte 8. februar, med påfølgende én-til-én-møter med aktuelle leverandører, for å se hvilke løsninger de kan tilby.

Som dere ser i tidsskjemaet over er det en tidkrevende og omfattende konkurranseprosess vi er i gang med, og det er mange lovpålagte trinn vi må gjennom. Etter sommeren er vi klare til å evaluere tilbudene og da skal det gjennomføres forhandlinger hvor mulige leverandører får mulighet til å oppdatere tilbudene sine.

Alt i alt fører dette til at vi kan forvente en leverandør på plass i oktober. Selv om dette løpet er omfattende er det svært viktig å gjøre denne anskaffelsen grundig. Vi skal bygge et arbeidsverktøy som understøtter virksomhet og brukerbehov for hele DKS. Valg av rett leverandør til implementering eller utvikling av løsning er avgjørende for et godt resultat. Vi må også være svært nøye gjennom hele prosessen. Selv små feil kan klages inn til KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) og føre til at hele prosessen må gjøres på nytt.

Søknadsportal klar i 2019

Selv om vi så for oss at selve søkemodulen kunne være klar i høst, har argumentene for å levere et godt, veltestet og helthetlig system til brukerne veid tyngre enn å gå for en usikker og hastig leveranse av et søknadsskjema som alle i Den kulturelle skolesekken må benytte seg av. 

Det betyr at søknadsprosessen i det enkelte fylke og den enkelte direktekommune må gå som normalt. Den totale leveransen skal fortsatt leveres etter planen, men utøvere og kunstnere må dessverre vente lenger på en forenklet søknadsprosess.